BANEBOOKINGORGANISATIONMEDLEMSKAB

Forretningsorden

§ 1

Tennisafdelingen ledes af et udvalg (”tennisudvalget”) bestående af:

  • En tennisformand
  • En senioreliteafdelingsformand
  • En seniorbreddeafdelingsformand
  • En juniorafdelingsformand

Tennisudvalget konstituerer sig umiddelbart efter afholdelse af det ordinære tennismøde i Tennisafdelingen.

Tennisudvalget kan suppleres med yderligere repræsentanter fra HIK Tennis. Disse har ikke stemmeret i udvalget.

Tennisudvalgets formål er ud fra det af HIK’s hovedbestyrelse og generalforsamlingsgodkendte budget at sikre en ansvarlig drift af tennisafdelingen med henblik på at udbrede og fremme kendskabet til – og færdighed i tennis for tennisafdelingens medlemmer.

§ 2

Tennisafdelingen opdeles for tiden i tre afdelinger, nemlig:

  • Senioreliteafdelingen
  • Seniorbreddeafdelingen
  • Juniorafdelingen

§ 3

De under §1 anførte senioreliteafdelingsformand og seniorbreddeafdelingsformand disponerer vedrørende nedsættelse af eventuelle underudvalg m.v. for de respektive afdelinger. Nedsættelse af de respektive underudvalg skal godkendes af tennisudvalget.

Den under §1 anførte juniorafdelingsformand suppleres af et stående underudvalg i form af et juniorudvalg, bestående af fire medlemmer samt juniorafdelingsformanden. Juniorudvalgets medlemmerne vælges på et juniortennismøde som indkaldes af juniorafdelingsformanden senest 1 måned efter afholdelse af tennismødet. Kandidater til juniorudvalget skal orientere juniorafdelingsformanden om deres kandidatur senest to uger før juniortennismødet for at være valgbar til juniorudvalget. Juniorudvalgets medlemmer vælges for en periode på 2 år, således at der i ulige år vælges 2 medlemmer og i lige år 2 medlemmer. Herudover vælges årligt op til to suppleanter til juniorudvalget. Der bør ved sammensætning af juniorudvalget stiles mod at alle juniorafdelinger er repræsenteret. Juniorudvalget konstituerer sig på første juniorudvalgsmøde og vælger i den forbindelse en næstformand.

§ 4

Tennisudvalget disponerer over tennisafdelingens budget. Tildeling af midler til de tre nævnte afdelinger besluttes af tennisudvalget og kan i løbet af året justeres af tennisudvalget, således at det sikres, at det samlede budget for tennisafdelingen ikke overskrides. Overholdelse af budgettet er således tennisudvalgets fælles ansvar.

§ 5

Tennisafdelingen har i alt 3 medlemmer i hovedbestyrelsen. Tennisformanden, som vælges på det årlige tennismøde for et år ad gangen, er formand for tennisudvalget og repræsenterer automatisk tennisafdelingen i HIK’s hovedbestyrelse. På tennismødet vælger medlemmerne ydermere hvert år 1 medlem af Tennis til at repræsentere Tennisafdelingen i HIK’s hovedbestyrelse. Valgperioden for disse er 2 år, jfr. § 11, stk. 3 i Love for HIK.

§ 6

De i §1 anførte formænd vælges på det ordinære tennismøde.  Kandidater til tennisudvalget skal orientere Tennisformanden om deres kandidatur senest to uger før det ordinære tennismøde for at være valgbar på tennismødet. Valgbare til tennisudvalget er aktive og passive medlemmer af tennisafdelingen. Formanden for tennisudvalget vælges for en periode på 1 år. De øvrige medlemmer vælges for en periode på 2 år, således at der i lige år vælges 2 medlemmer og i ulige år 1 medlem.

De i §5 anførte repræsentanter for tennisafdelingen til HIK’s hovedbestyrelse vælges på det ordinære tennismøde.  Kandidater til HIK’s hovedbestyrelse skal orientere Tennisformanden om deres kandidatur senest to uger før det ordinære tennismøde for at være valgbare på tennismødet. Valgbare til HIK’s hovedbestyrelse er alle aktive medlemmer samt passive medlemmer, som tidligere har været aktive medlemmer i mindst 1 år at tennisafdelingen.

§ 7

Ordinært tennismøde afholdes hvert år inden udgangen af januar måned. Indkaldelse finder sted ved opslag i klubben og på klubbens hjemmeside mindst tre uger før mødet. Listen med kandidater offentliggøres seneste en uge før mødet.

§ 8

Ekstraordinært tennismøde vil være at afholde, såfremt skriftlig begæring herom over for tennisformanden fremsættes af mindst 15 stemmeberettigede medlemmer, men angivelse af, hvilke punkter der ønskes behandlet. Tennisformanden er da pligtig til at indkalde til tennismøde til afholdelse senest 6 uger efter begæringen er fremsat.

§ 9

Alle aktive medlemmer samt passive medlemmer, som tidligere har været aktive medlemmer i mindst 1 år at tennisafdelingen, og som på dagen for tennismødet er 18 år, har stemmeret på tennismødet.  Medlemsrettighederne på tennismødet kan alene udøves personligt.

§ 10

Alle beslutninger og vedtagelser på det årlige ordinære tennismøde sker ved simpelt flertal.

§ 11

Dagsorden for det årlige ordinære tennismøde skal mindst indeholde følgende punkter

  1. Valg af dirigent
  2. Tennisformandens beretning, herunder orientering om HIK og tennisafdelingens økonomi og kommende budget
  3. Valg af medlemmer til tennisudvalget, herunder valg af tennisformand
  4. Valg af repræsentant for tennisafdelingen til HIK’s hovedbestyrelse
  5. Indkomne forslag
  6. Eventuelt

§ 12

Der afholdes minimum 6 tennisudvalgsmøder per år. Tennisudvalget indkaldes per e-mail af tennisformanden eller af to af udvalgets øvrige medlemmer med mindst 8 dages varsel.

Beslutninger i tennisudvalget sker ved simpelt flertal af de tilstedeværende medlemmer. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. I tilfælde af stemmelighed er tennisformandens stemme afgørende.

Efter hvert tennisudvalgsmøde udarbejdes et referat over tennisudvalgets beslutninger, som senest på det efterfølgende tennisudvalgsmøde underskrives eller tiltrædes per e-mail af samtlige tennisudvalgets medlemmer. Udfærdigelse af referat går skift mellem tennisudvalgets medlemmer.

§ 13

Tennisudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst 3 medlemmer af udvalget er til stede.

§ 14

Ethvert medlem af tennisudvalget har tavshedspligt med alle de oplysninger, som de modtager eller får kendskab til som medlem af tennisudvalget. Tilsvarende gælder alle de beslutninger, der vedtages i tennisudvalget.

§ 15

Ændringer i denne forretningsorden kan kun ske med HIK’s hovedbestyrelses godkendelse.

§ 16

Ved underskrivelse af nærværende forretningsorden tiltrædes førnævnte ligesom det bekræftes, at medlemmet af tennisudvalget har fået udleveret Love for Hellerup Idræts Klub og bekræfter at ville efterleve disse.

Hellerup, den  1 /1  2020